Войти

Управление временем

01.03.2025
48 просмотров
Вопросы и комментарии

Введение

Управление временем — полезный навык. В сегодняшнем занятости с постоянной связью и множеством цифровых отвлечений, управление своим временем позволяет быть максимально продуктивным и предотвращать чрезмерный стресс и выгорание. Существует множество стратегий и инструментов управления временем, и использование их в сочетании — потенциально лучший способ достичь оптимального успеха в управлении временем.

Сбалансированная жизнь

Зиглар (2012) описывает жизнь как колесо с семью спицами. Каждая спица составляет важную часть жизни. Успешность в каждой из спиц позволит вам жить сбалансированной и успешной жизнью. Каждая спица связана с другой, и они могут работать вместе или против друг друга в зависимости от того, как сбалансировано колесо.[1]

Семь спиц[1]

  1. Физическая
  2. Семейная
  3. Ментальная
  4. Финансовая
  5. Личная
  6. Духовная
  7. Карьера

Идея колеса жизни заключается в том, чтобы оценить каждую спицу по шкале от 1 до 10, где 1 — это очень плохо, а 10 — превосходно, а затем соединить линии, чтобы увидеть, насколько сбалансирован ваш круг. С помощью этой графики вы сможете сосредоточить внимание на областях, которые находятся вне баланса.

Определение приоритетов

Прежде чем решить, как тратить свое время, сначала нужно определить, что важно. Существует несколько моделей для оценки важности и срочности задачи.

Матрица Эйзенхауэра и Кови

И Эйзенхауэр, и Кови используют модель квадранта, представляющую 4 области важности и срочности.

  1. Срочные и важные — немедленные и важные дедлайны
  2. Несрочные и важные — долгосрочное планирование и развитие
  3. Срочные, но неважные — немедленные отвлечения
  4. Несрочные, неважные — ненужные задачи

Задачи должны быть запланированы в соответствии с тем, к какому квадранту они относятся, и соответственно приоритезированы.

Разница между Кови и Эйзенхауэром заключается в том, что Эйзенхауэр рассматривал квадрант 4 как полную трату времени, и все активности в нем должны быть устранены. В то время как Кови считает, что квадрант 4 может содержать некоторые "веселые" аспекты жизни и должен сохраняться как способ перезарядить и обновить.[2]

Принцип Парето

"Принцип Парето (также известный как правило 80-20) гласит: для многих явлений около 80% последствий вызваны 20% причин."[3]

Более века назад итальянский экономист Вильфредо Парето заметил, что 20% населения владели 80% земли. Из этого наблюдения родилось правило 80-20. Оно с тех пор применяется ко многим аспектам жизни; например, 20% ваших клиентов приносят 80% вашего дохода.[3]

Если у вас есть 10 задач для выполнения, часто только 1 или 2 из этих задач принесут от 5 до 10 раз больше ценности, чем остальные 8 или 9 задач.[4] Определение тех критических задач, которые вносят вклад в 80% вашего результата, может помочь максимально увеличить ваш потенциал работы и выхода. Интересно, что эти ключевые задачи часто являются теми задачами, которыми люди в итоге занимаются в последнюю очередь, и приоритет их выполнения, а возможно, и делегирование других задач могут быть полезными для эффективного управления своим временем[2].

Правило 80-20 не применимо в каждой жизненной ситуации и должно использоваться с осторожностью.[5] Один из примеров в области здравоохранения был взят из недавнего исследования, изучающего, соответствует ли распределение стоимости общего эндопротезирования тазобедренного и коленного суставов принципу Парето, и авторы пришли к выводу, что это не так. Они обнаружили, что более эффективно сосредоточиться на общей популяции пациентов, а не нацеливаться на самых дорогостоящих пациентов (то есть самых дорогих 20 процентов).[6]

Теория Банки Огурцов

Теория Банки Огурцов делает акцент на том, что жизнь аналогична банке с камнями (самые важные задачи), галькой (ежедневные задачи средней важности) и песком (неважные задачи, такие как звонки по телефону и уведомления в социальных сетях). Заполнение банки сначала песком может оставить некоторое пространство для гальки, но практически не оставляет места для важных камней. Однако, сначала разместив камни, а затем гальку, песок будет медленно просачиваться между ними, заполняя банку. В сущности, эта теория основана на шкале предпочтений, где все действия расположены в порядке приоритета.[7]

Теория банки огурцов советует планировать только задачи с высоким приоритетом, а пробелы будут заполнены менее важными делами и даже досуговыми занятиями.[2]

Организация задач

Как только "большие камни" или важные задачи определены, становится легко их организовать.

Делегирование

"Суть управления заключается в способности выполнять задачи через других".[8]

Делегирование полезно для любых задач, которые относятся к категории маловажных. Время является ограниченным ресурсом, и часто лучше потратить его на задачи, которые можете выполнить только вы, а остальные задачи поручить кому-то, кто их выполнит не менее хорошо.

Делегирование — это навык, который очень ценится в организациях и управленческих командах. Оно уменьшает нагрузку на руководителей высокого уровня и создает чувство уверенности у сотрудников низшего уровня. Правильное делегирование чрезвычайно полезно, но может нести некоторые риски.[8] Если порученное задание выполнено плохо, лидер все равно несет за него ответственность, что может плохо сказаться на его репутации.[8] Умение правильно выбирать, кому и когда делегировать задачу, является важным качеством лидера.

План делегирования может помочь обеспечить успех в процессе делегирования.[5] Четкое определение задачи, идентификация подходящего человека для её выполнения и предоставление ему информации о том, как её выполнить, — хороший способ начать. По мере выполнения задачи важно, чтобы человек чувствовал поддержку и имел возможность обратиться за советом. Следующий шаг как лидера — отпустить ситуацию и позволить человеку продолжить выполнение задачи, но всегда быть доступным для наставничества и совета. Наконец, после завершения задачи, признание и похвала — это отличный способ укрепить командный дух. Если, к сожалению, задача была выполнена плохо или с отрицательным результатом, важно взять на себя ответственность как лидер и предоставить обратную связь и поддержку человеку, который, возможно, не справился.

Отложить или инкубация

Иногда вас может захлестнуть проект или задача, и в этой ситуации лучшим решением будет сделать шаг назад. Это время вдали от проекта может быть полезным, так как позволяет подсознанию обработать информацию, которую вы усвоили.[9] Для того чтобы произошло инкубирование, важно, чтобы выполняемая во время "перерыва" задача была относительно нетребовательной и позволяла разуму блуждать.[9] Кажется, что отвлечения способствуют креативности, а перерыв может улучшить решение проблем.[9]

Планирование и документирование задач

Существует множество инструментов для планирования и документирования задач. Ручные инструменты, такие как бумажные дневники и блокноты, по-прежнему широко используются. Также существует несколько приложений и электронных решений для управления списками дел, управления календарем и контроля времени.

Завершение задачи

Правило 2 минут

Если выполнение задачи занимает менее 2 минут, просто выполните её немедленно. Время, затраченное на её планирование, будет больше времени, необходимого для её немедленного выполнения.

Техника "Помидор"

Техника "Помидор" состоит из 5 этапов[10]

  1. Планирование в начале дня для определения дневных занятий
  2. Отслеживание в течение дня для сбора данных о затраченных усилиях и других интересующих показателях
  3. Запись в конце дня для составления архива ежедневных наблюдений
  4. Обработка в конце дня для преобразования сырых данных в информацию
  5. Визуализация в конце дня для представления информации в формате, способствующем пониманию и прояснению путей к улучшению

Она получила свое название благодаря использованию таймера в виде помидора. Создается список дел, и таймер используется для 25 минут чистой работы и 5-минутного перерыва. В течение 25 минут не допускается никаких отвлечений или отклонений от выполняемой задачи. Рекомендуется строго придерживаться времени 25 минут на работу и 5 минут на отдых, даже если вы чувствуете, что вам нужно еще несколько минут для завершения задачи. Кратковременный перерыв от задачи поможет вам вернуться и продолжить последующие 25 минут с оптимальной продуктивностью.[10] 5-минутный перерыв не предназначен для ответов на электронные письма или разговоров с коллегами о работе. Он предназначен для момента отключения, который может включать в себя глубокое дыхание, короткую прогулку или растяжку. После каждого "помидора" вы делаете отметку рядом со своим списком дел, и это позволяет вам в конце дня отслеживать время, затраченное на конкретную задачу.

После каждых 4 "помидоров" (20 минут) возьмите более длительный перерыв на 15-30 минут

Техника "Помидор" проста и легка в использовании. Она может быть не всегда практична, поскольку её фокус заключается в устранении отвлечений, что, например, на загруженной медицинской регистрации может быть невозможно.

Два потрясающих часа[11]

Как люди, в отличие от компьютера или машины, мы не можем работать постоянно каждый час дня.

Джош Дэвис описывает 5 стратегий для создания оптимальных условий для 2 потрясающих часов эффективности. Это может быть не обязательно 2 часа, а скорее принцип оптимального использования вашего времени с максимальной энергией.

  1. Распознавайте моменты принятия решений
    • Изменение того, что вы делаете во время выполнения задачи, часто бывает сложным, поэтому старайтесь планировать, что вы будете делать и что является наиболее важным
  2. Управляйте своей ментальной энергией
    • Некоторые задачи требуют больше ментальной энергии, чем другие. Старайтесь выполнять задачи, требующие большего сосредоточения, в те моменты, когда у вас больше всего энергии
  3. Прекратите бороться с отвлечениями
    • Для нашего мозга естественным инстинктом выживания является отвлечение внимания. Постарайтесь устранить ненужные отвлечения и научитесь работать с мозгом, когда он отвлекается
  4. Используйте связь между разумом и телом
    • Заботьтесь о своем теле с помощью правильного питания, физических упражнений и сна
  5. Создайте рабочее пространство, которое подойдет вам
    • Распознавайте среды, которые способствуют мышлению и работе, против сред, которые отвлекают и мешают

Управление энергией, не временем

"Основная проблема работы в течение длительных часов заключается в том, что время является конечным ресурсом. Энергия — это другая история."

Тони Шварц и Кэтрин Маккарти описывают, что энергия исходит из четырех аспектов в человеке: тела, эмоций, разума и духа. Истощение энергии в любой из этих четырех областей приведет к плохой производительности, стрессу и выгоранию. Сосредоточившись на методах обновления каждого источника энергии, человек может "подзарядить" себя, чтобы иметь энергию для достижения своих максимальных возможностей.[12]

Саморефлексия

Саморефлексия важна в конце любого процесса. Это возможность изучить свои эмоции, убеждения, опыт, мысли и действия. Это предоставляет возможность обучения в областях силы и слабости, где можно укрепиться и что изменить. Саморефлексия позволяет критически оценивать любой процесс, чтобы определить, продолжать ли текущий путь или вносить ключевые изменения для обеспечения успеха.[5] В медицинском контексте считается, что саморефлексия, а также оценка личности могут предоставить медицинским работникам возможность улучшить свои лидерские навыки.[13]

Рушители производительности

Отвлечения и прерывания

Социальные сети, электронная почта, уведомления на мобильном телефоне. Хотя цифровая эпоха дала нам так много, она также предоставила огромное отвлечение. Фильтрация этих отвлекающих факторов помогает повысить продуктивность. Блокировщики приложений и веб-сайтов показали свою эффективность в повышении продуктивности и концентрации [14].

Многозадачность

Многозадачность происходит постоянно. Многозадачность может быть одновременной, когда 2 или более задач выполняются одновременно, или последовательной, когда происходит переключение между задачами.[15] Многозадачность может быть добровольной, когда человек, выполняющий многозадачность, сам решает, когда переключаться между задачами, или возникающей в ответ на внешний раздражитель. Исследования показывают, что все виды многозадачности приводят к увеличению времени выполнения задач. Иногда до 34% медленнее. Также наблюдается снижение точности и увеличение числа ошибок.[15]

Прокрастинация

Прокрастинация означает "добровольно откладывать запланированные действия, несмотря на ожидание ухудшения положения из-за задержки,"

Прокрастинация не считается патологическим психиатрическим состоянием, но важно определить, вызывает ли прокрастинация у человека стресс, беспокойство, проблемы в межличностных отношениях или депрессию.[16] Существует множество теорий о том, почему люди прокрастинируют. Некоторые люди откладывают дела потому, что считают, что смогут выполнить задачу лучше в последний момент или позднее. Другая школа мысли предполагает, что люди откладывают дела из-за страха перед результатом задачи или самой задачей, или они просто не уверены, что у них есть способности для выполнения задачи вообще.[17]

Около 70% студентов склонны к прокрастинации и около 20% взрослых. Прокрастинация показала свои негативные последствия для учебных успехов, продуктивности и приводит к тому, что человек не достигает своего потенциала.[17]

В настоящее время исследования по методам преодоления прокрастинации ограничены, но такие техники, как когнитивно-поведенческая терапия[16] и стратегии управления временем[18] показали свою эффективность.

Заключение

Управление временем — это навык, который можно выучить, развить и усовершенствовать. Существует множество различных методов, моделей и теорий, и важно, чтобы каждый индивидуально выбрал тот метод, который работает для него лучше всего.

Список литературы

  1. ↑ 1.0 1.1 Зиглар З, Зиглар Т. Born to Win: Find Your Success Code. AudioInk; 2012 Jan 26.
  2. ↑ 2.0 2.1 2.2 Джинали Н, Синг А.К. Опытное исследование моделей и теорий тайм-менеджмента. Международный журнал передовых научных исследований и управления, том 3, выпуск 9, сентябрь 2018.
  3. ↑ 3.0 3.1 Данфорд Р, Су Кью, Таманг Э. Принцип Парето. Студенческий научный журнал Плимута, 2014 г., 7(1), стр. 140-148.
  4. ↑ Трейси Б. Съешь эту лягушку!: 21 отличный способ прекратить откладывание и сделать больше за меньшее время. Издательство Берретта-Кёлара; 2007.
  5. ↑ 5.0 5.1 5.2 Гисбрехт Дж. Презентация слайдами по управлению временем и рабочей нагрузкой. Платформа Физиоплюс. 2019.
  6. ↑ Ловсе Л, Пуатр С, Добрански Дж, Хуан А, Боле П.Е. Применение принципа Парето как метода экономии затрат при операции по замене тазобедренного и коленного сустава? Журнал Артропластики. 2019;34(12):2841-2845.
  7. ↑ Оби О.П, Николас И.Дж. Интервенция по консультированию по управлению временем для студентов бакалавриата с академическим стрессом. Мировой журнал инновационных исследований. 2020;9(5):1-5.
  8. ↑ 8.0 8.1 8.2 Харви М, Киссинг Т, Бэнфорд К.Г, Бакли М.Р, Робертс Ф. Делегация пересмотрена: как делегирование может приносить пользу руководителям с мировым мышлением. Международный журнал физического распределения и логистического управления. 2014 Сентябрь 30.
  9. ↑ 9.0 9.1 9.2 Бэйрд Б, Смоллвуд Дж, Мраек М.Д, Кам Дж.В, Франклин М.С, Скулер Дж.В. Вдохновленные отвлечением: Блуждание сознания способствует творческому инкубационному периоду. Психологическая наука. 2012 Октябрь;23(10):1117-22.
  10. ↑ 10.0 10.1 Чирилло Ф. Техника Помидора (Pomodoro). Гибкие процессы в программной инженерии. 2006;54(2).
  11. ↑ Дэвис Дж. Два потрясающих часа: стратегии, подкрепленные научными данными, чтобы воспользоваться своим лучшим временем и выполнить самую важную работу. Харпер Коллинс; 2015 Май 5.
  12. ↑ Шварц Т, МакКарти К. Управляйте своей энергией, а не временем. Гарвардское бизнес обозрение. 2007 Октябрь 1;85(10):63.
  13. ↑ Флетчер К.Э, Фридман А, Пьедимонте Г. Трансформационное и транзакционное лидерство в здравоохранении через призму педиатрии. Журнал Педиатрии. 2019 ;204:7-9.e1.
  14. ↑ Марк Г, Икбал С, Червинский М. Как блокировка отвлечений влияет на внимание и производительность на рабочем месте. В материалах пленарного доклада 2017 года на Международной совместной конференции ACM по повсеместным и повсеместным вычислениям и материалах пленарного доклада 2017 года на Международном симпозиуме по носимым компьютерам ACM 2017 Сентябрь 11 (стр. 928-934). ACM.
  15. ↑ 15.0 15.1 Дуглас Г.Е, Рабан М.З, Уолтер С.Р, Вестбрук Дж.И. Улучшение нашего понимания многозадачности в здравоохранении: Объединение литературы по когнитивной психологии и здравоохранению. Практическая эргономика. 2017 Март 1;59:45-55.
  16. ↑ 16.0 16.1 Розенталь А, Карлбринг П. Понимание и лечение прокрастинации: обзор распространенной неудачи саморегуляции. Психология. 2014 Сентябрь 10;5(13):1488.
  17. ↑ 17.0 17.1 Ферни Б.А, Бхару-ча З, Никчевич А. В, Марино С, Спада М. М. Мета-когнитивная модель прокрастинации. Журнал аффективных расстройств. 2017 Март 1;210:196-203.
  18. ↑ Хэфнер А, Оберст В, Сток А. Избегание прокрастинации через управление временем: Экспериментальное исследование вмешательства. Образовательные исследования. 2014 Май 27;40(3):352-60.

Вопросы и комментарии